La Oficina de Administración es responsable de conducir, gestionar y ejecutar los sistemas administrativos de abastecimiento, tesorería y contabilidad; así como administrar el patrimonio e infraestructura tecnológica, además de tener a su cargo la gestión documental y las comunicaciones e imagen institucional.
FUNCIONES:
La Oficina de Administración tiene las siguientes funciones:
- Programar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar los procesos de los Sistemas Administrativos de Contabilidad, Tesorería y Abastecimiento.
- Formular y presentar oportunamente los Estados Financieros y Presupuestales conforme a la normatividad vigente y cuando lo requieran las Entidades Financiadoras y Cofinanciadoras.
- Monitorear y apoyar la gestión administrativa de las Unidades Zonales y Unidades de Peaje, estableciendo lineamientos y directrices, en coordinación con la Unidad Gerencial de Conservación.
- Conducir la formulación del Plan Anual de Contrataciones del Proyecto; así como supervisar y evaluar su cumplimiento.
- Elaborar y determinar el Valor Referencial de los procesos de selección que convoque la entidad a través del órgano Encargado de las Contrataciones – OEC, con excepción de los casos especiales.
- Participar en los procesos de selección desde los actos preparatorios hasta la suscripción del contrato, así como prestarles el apoyo técnico-administrativo y tener a su cargo al OEC.
- Administrar los activos del Proyecto, manteniendo actualizados los inventarios y Margesí de Bienes y demás registros conforme a la normatividad relacionada, así como administrar sus almacenes.
- Gestionar y administrar el almacén de estructuras metálicas de puentes, nuevas y de segundo uso, en coordinación con la Unidad Gerencial de Puentes e Intervenciones Especiales.
- Gestionar y supervisar los servicios de mantenimiento y reparación de instalaciones, equipos y vehículos, así como administrar los servicios de seguridad, limpieza, transporte y otros en el marco de su competencia.
- Participar en el Saneamiento Técnico Legal de las áreas afectadas por el derecho de vía en la ejecución de proyectos de infraestructura de transporte relacionada con la Red Vial Nacional; en coordinación con las demás órganos del Proyecto.
- Verificar la conformidad de las garantías contractuales, previa a la ejecución de los pagos a que hubiere lugar; así como registrar, custodiar, mantener su vigencia y solicitar su ejecución cuando corresponda a favor del Proyecto.
- Administrar y controlar el uso de la tecnología de información y la seguridad de la información; así como brindar el soporte informático y los servicios de tecnología de información a los órganos de la entidad.
- Conducir, ejecutar y controlar los procesos de comunicación e imagen de PROVIAS NACIONAL
- Conducir los procesos de atención al ciudadano, gestión documental y archivo.
- Numerar, transcribir y notificar las Resoluciones Directorales, Adendas de contratos, Convenios y otros que corresponda.
- Emitir informes y documentos que se requieran, en los procesos administrativos, judiciales y arbitrales, cuando se soliciten, en aspectos de su competencia.
- Informar al Director Ejecutivo sobre el avance de los programas, proyectos y actividades a su cargo.
- Implementar y controlar el cumplimiento de las normas tributarias, en el ámbito de su competencia.
- Participar en la formulación del programa de inversión y actividades de infraestructura de transporte.
- Elaborar y expedir Resoluciones Jefaturales sobre asuntos de su competencia.
- Proponer, elaborar y visar proyectos de Resoluciones Directorales, contratos, adendas y convenios, en lo que corresponda a materias de su competencia.
- Realizar las actividades conducentes para la implementación y mejora continua del Sistema de Control Interno y la modernización de la gestión institucional del Proyecto, de acuerdo a la normatividad vigente, en aspectos de su competencia.
- Las demás funciones que le asigne el Director Ejecutivo, en el ámbito de su competencia.
